Jak wdrożyć w firmie PPK? – poradnik w czterech krokach

1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych – program dodatkowego i dobrowolnego oszczędzania przeznaczonego dla ok. 11,5 miliona osób. Nałoży ona na pracodawców obowiązek tworzenia PPK w miejscu pracy. Jak to zrobić?

Krok pierwszy – sprawdź czy musisz założyć PPK i kiedy powinieneś to zrobić
Tworzenie PPK jest obligatoryjne dla pracodawców. Zwolnieni z tego obowiązku są ci, którzy w dniu wejścia w życie ustawy o PPK, prowadzą już Pracownicze Programy Emerytalne (PPE), w ramach których odprowadzane są składki podstawowe w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia i przystąpiło do nich minimum 25 proc. pracowników.

Warto wspomnieć, że nie wszystkie przedsiębiorstwa będą musiały tworzyć PPK od razu. Ten obowiązek będzie rozłożony w czasie. W pierwszej kolejności zobowiązane do tego będą największe firmy, zatrudniające co najmniej 250 osób. One powinny wprowadzać PPK od 1 lipca 2019 roku. Następnie, zgodnie z harmonogramem przyjętym w ustawie, obowiązek będzie się rozszerzał na mniejsze podmioty – firmy zatrudniające co najmniej 50 osób muszą zacząć wprowadzać PPK od 1 stycznia 2020 roku, te, w których pracuje co najmniej 20 osób – od 1 lipca 2020 roku, a pozostałe od 1 stycznia 2021 roku. Wskazane powyżej daty to rozpoczęcie stosowania przepisów ustawy o PPK w stosunku do danej grupy podmiotów, nie zaś bezwzględnego obowiązku rozpoczęcia dokonywania wpłat do PPK.

Krok drugi – wybór instytucji finansowej
Następny krok, który powinien zrobić pracodawca, aby utworzyć PPK, to wybór instytucji finansowej, która jest przygotowana do tego, by gromadzić i zarządzać kapitałem uczestnika programu PPK. Nie wszystkie instytucje będą mogły to robić. Te, które po spełnieniu określonych warunków otrzymają na to zezwolenie, zostaną umieszczone w tzw. ewidencji PPK, a następnie na portalu www.mojeppk.pl.

Pracodawca powinien wybrać (w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją osób zatrudnionych) jedną spośród znajdujących się tam ofert. Jeśli jednak na miesiąc przed upływem ostatecznego terminu zakreślonego przepisami ustawy o PPK na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, porozumienie nie zostanie osiągnięte, pracodawca będzie miał prawo do samodzielnego wyboru instytucji finansowej. To dobra informacja, bowiem umożliwi to sprawne uruchomienie PPK nawet w przypadku braku konsensusu z przedstawicielami pracowników.

Krok trzeci – zapisanie pracowników do PPK
Po zawarciu umowy o utworzeniu PPK pracodawca będzie musiał zapisać do planu zatrudnione u niego osoby. Procedura nie jest skomplikowana. Sprowadza się do tego, że pracodawca – działający w imieniu i na rzecz pracownika– zawiera umowę o prowadzenie PPK z wybranym podmiotem zarządzającym PPK. Po spełnieniu tej formalności pracownik staje się uczestnikiem programu.

Pracodawcy zobowiązani są zapisywać do programu wszystkich swoich pracowników w wieku od 18 do 54 lat, którzy odprowadzają składkę emerytalną. Osoby starsze – w wieku od 55 do 70 lat – będą zapisywane do programu tylko na swój wniosek.

Warto też znać procedurę zapisu do PPK nowo zatrudnionych osób. I tak, powinny być one objęte planem PPK po trzech miesiącach zatrudnienia w danej firmie, nie później niż do 10 dnia po upływie tego czasu.

Ponadto w przypadku nowego pracownika pracodawca zobowiązany jest także do podjęcia działań w celu przeprowadzenia transferu kapitału zgromadzonego w PPK u jego poprzedniego pracodawcy do nowego PPK. Intencją ustawodawcy jest bowiem, by pieniądze „podążały” za osobą zatrudnioną w przypadku zmiany miejsca pracy.

Krok czwarty – dokonywanie wpłat do PPK
Najistotniejszym zobowiązaniem pracodawcy będzie dokonywanie wpłat do PPK. Ich wysokość dokładnie określa ustawa. Pracodawca musi odprowadzić obligatoryjną wpłatę w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika (dobrowolnie może ją podnieść o dodatkowe 2,5 proc.). Uczestnik zobowiązany jest wpłacać 2 proc. swojego wynagrodzenia lub – w przypadku niższych zarobków niż 2100 zł – 0,5 proc. pensji. Dodajmy, że dobrowolnie każdy uczestnik może podnieść wysokość wpłaty o kolejne 2 proc. Innymi słowy, wysokość wpłat musi wynosić minimalnie 3,5 proc. ( a w przypadku niskich zarobków 2 proc.), a najwięcej 8 proc. wynagrodzenia. Trzeci dokładającym się do PPK będzie państwo ze środków pochodzących z Funduszu Pracy – w wysokości 240 zł rocznie oraz 250 zł jednorazowo, w ramach powitalnego bonusu.

To pracodawca zobowiązany będzie do prawidłowego obliczenia wysokości wpłat i do terminowego przekazywania ich do instytucji finansowej. To ważne, ponieważ tym, którzy nie dopilnują terminowych wpłat, będzie grozić grzywna w wysokości od – od 1000 zł do 1 000 000 zł.